Las cuatro horas en las que el número miente
Un cliente compra doce unidades a las diez de la mañana. Se preparan al mediodía. Se despachan a las cuatro de la tarde. Entre las diez y las cuatro, ¿esas doce unidades están o no están?
Si el sistema las descuenta al vender, a las diez el número baja y nadie más puede comprometerlas. Pero si esa venta después se anula, hay que acordarse de devolverlas. Si las descuenta al despachar, durante seis horas el sistema muestra doce unidades que ya tienen dueño, y en ese rato alguien más las vende.
Ninguna de las dos opciones es incorrecta en abstracto. Lo incorrecto es no haber elegido, que es lo que pasa cuando el sistema descuenta en un momento y las personas asumen otro.
Comprometido no es lo mismo que descontado
La forma de no tener que elegir entre las dos malas opciones es tener tres números en lugar de uno: lo que hay físicamente, lo que está comprometido con ventas todavía no despachadas, y la diferencia entre ambos, que es lo realmente disponible para vender.
Con esa distinción, la venta de las diez de la mañana no baja el stock físico —la mercadería sigue en el depósito— pero sí baja el disponible, así que nadie más la puede comprometer. El stock físico recién baja cuando la mercadería sale.
Lo que se muestra en la pantalla de ventas es el disponible. Lo que se cuenta cuando alguien va al depósito con una planilla es el físico. Que esos dos números tengan nombres distintos evita la discusión más habitual de cualquier implementación, que es dos personas mirando cifras diferentes y las dos teniendo razón.
El stock es un saldo, no un campo
La tentación es guardar la cantidad como un número en la ficha del producto y sumarle o restarle en cada operación. Funciona hasta el primer error, y a partir de ahí no hay forma de saber en qué momento se desvió.
La estructura que aguanta guarda movimientos: cada entrada, salida, ajuste y traslado queda como un registro con su fecha, su cantidad, su motivo y quién lo hizo. El stock actual es la suma de esos movimientos.
Eso permite hacer la pregunta que siempre aparece: «el martes pasado había cuarenta, hoy hay veintiocho, ¿qué pasó?». Con un campo simple, no hay respuesta. Con movimientos, se listan los doce que faltan con nombre y hora.
El costo es que la suma de miles de movimientos se vuelve lenta. Se resuelve guardando un saldo calculado que se actualiza con cada movimiento, pero manteniendo los movimientos como fuente de verdad: si el saldo y la suma no coinciden, gana la suma y hay un problema que revisar.
El ajuste manual también es un movimiento
Cuando se hace un recuento físico y el sistema dice treinta pero en el estante hay veintiocho, la diferencia no se corrige pisando el número: se registra un ajuste de menos dos, con su motivo.
Esa distinción parece burocrática y es la que permite, meses después, ver cuánto se está perdiendo por rotura, por vencimiento o por faltantes sin explicar. Un sistema donde los ajustes se hacen sobreescribiendo el número no puede responder nada de eso.
Por el mismo motivo, la corrección de stock conviene que sea una acción con permisos propios. No porque se desconfíe del equipo, sino porque es la única operación que puede hacer que el sistema deje de ser auditable.
Cuando el mismo stock lo consultan varios lugares
Un mostrador, una tienda online y un vendedor con el celular en la calle miran el mismo depósito. Si cada canal lleva su propia cifra y se sincronizan cada tanto, la venta que entra en el intervalo se hace contra información vieja.
La única forma de que eso no pase es que haya un solo lugar donde vive el stock y todos los canales pregunten ahí, en el momento. Sincronizar copias es siempre una decisión de segundo premio, y se toma cuando no hay más remedio —por ejemplo, cuando uno de los canales es una plataforma externa que no permite otra cosa.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se actualiza el stock?
No se actualiza cada tanto: cambia en el mismo momento en que se registra la operación. Si hay un intervalo de actualización, entonces no es en tiempo real, es un resumen que se refresca seguido.
¿Puedo saber por qué falta mercadería?
Sí, si el stock se lleva por movimientos. Cada unidad que entró o salió tiene su registro con fecha, motivo y responsable, así que la diferencia entre dos fechas se puede desarmar operación por operación.
¿Sirve para insumos y no sólo para productos terminados?
Sí, y es donde más se nota. Un insumo que se consume en varias preparaciones distintas sólo se puede controlar si cada preparación descuenta lo suyo automáticamente.
¿Qué pasa con el stock negativo?
Hay que decidirlo explícitamente. Bloquear la venta protege la integridad del dato pero frena el mostrador. Permitirla y marcarla deja vender pero exige revisar después. Nosotros solemos permitirla con alerta, porque un sistema que impide facturar termina siendo un sistema que se saltea.
¿Necesito hacer inventario igual?
Sí, pero deja de ser una reconstrucción y pasa a ser una verificación. Contás, comparás contra lo que el sistema dice y registrás las diferencias como ajustes. Lo que cambia es que ahora las diferencias son información en vez de un misterio.
¿Se puede llevar stock por lote o vencimiento?
Sí, y en algunos rubros no es opcional. Cada movimiento queda asociado a un lote, lo que permite saber qué se vence primero y, si hace falta, qué unidades específicas se despacharon a qué cliente.
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