El producto que existe dos veces
Vendés lavandina. Por bulto de doce, a los que compran para revender. Y por unidad, a los que entran del mostrador. En el sistema tenés cargado «Lavandina x12» y «Lavandina unidad», porque no había otra forma de ponerles precios distintos.
Entra una compra de cincuenta bultos. Alguien la carga en «Lavandina x12». El stock de unidades sigue en lo que estaba. Cuando el de mostrador vende doce sueltas, el sistema dice que quedan menos que cero, y quien las vendió sabe perfectamente que en el depósito hay seiscientas. A partir de ese momento nadie más mira el stock del sistema.
Y a fin de mes, cuando se quiere saber cuánta lavandina se vendió en total, hay que sumar dos productos que en la realidad son uno y que se contaron en unidades distintas.
Un producto, varias unidades de venta
La forma correcta es tener un solo producto y decidir cuál es su unidad base: la más chica que se vende. Todo el stock se guarda en esa unidad. Después se declaran las presentaciones —bulto de doce, pack de seis— cada una con su factor de conversión y su lista de precios.
Con esa estructura, vender un bulto descuenta doce unidades base. Comprar cincuenta bultos suma seiscientas. El stock es un solo número y nunca hay dos cifras que puedan contradecirse, porque sólo existe una.
La conversión tiene que estar guardada en el producto y no calcularse en el momento de la venta. Si el proveedor cambia el bulto de doce a diez, las ventas viejas tienen que seguir valiendo lo que valían: por eso el movimiento de stock guarda la cantidad ya convertida a unidad base, no la presentación con la que se vendió.
Abrir un bulto es un movimiento, no un descuido
Cuando la unidad base es la unidad suelta, abrir un bulto no cambia nada: el stock ya estaba contado así. Pero hay rubros donde el bulto cerrado y la unidad suelta son cosas físicamente distintas, porque el cerrado se puede devolver al proveedor y el abierto no.
En esos casos hacen falta dos ubicaciones o dos estados para el mismo producto, y abrir un bulto pasa a ser un movimiento explícito que alguien registra: sale uno cerrado, entran doce sueltas. Es un paso más de trabajo diario y hay que decidirlo a conciencia, porque si el rubro no lo necesita, sólo agrega fricción.
La pregunta que define esto es simple: ¿alguna vez devolvés mercadería al proveedor? Si la respuesta es no, la unidad base alcanza y no hay que complicarlo.
El precio depende de quién compra
No hay un precio por producto: hay un precio por producto y tipo de cliente. Mayorista, minorista, un cliente grande con condiciones propias, y a veces un precio distinto por cantidad dentro de la misma lista.
Cuando eso se resuelve con descuentos manuales en el momento de la venta, el margen real deja de ser visible: cada vendedor aplica el criterio que recuerda y a fin de mes nadie puede decir a qué precio promedio se vendió. Cuando las listas están definidas, el precio sale solo al elegir el cliente y el descuento manual pasa a ser una excepción que queda registrada como tal.
El cliente con cuenta corriente además necesita ver su saldo antes de que se le despache: no cuando alguien se acuerda de revisar.
El costo no es lo que pagaste la última vez
Si en el depósito conviven unidades compradas a tres precios distintos, tomar el último como referencia distorsiona el margen en las dos direcciones: exagera la ganancia cuando el precio bajó y la esconde cuando subió.
El costo promedio ponderado se recalcula en cada compra, pesando lo que ya había contra lo que entra. Es una cuenta simple pero tiene que hacerla el sistema en el momento de registrar la compra, porque reconstruirla después, con meses de movimientos encima, es prácticamente imposible.
Ese número es el que después permite mirar una venta y saber si dejó margen, en vez de saber solamente cuánto facturó.
Preguntas frecuentes
¿Puedo vender por mayor y por menor en el mismo local?
Sí, y es el escenario para el que está pensado. El producto es uno solo, con su unidad base y sus presentaciones, y el precio sale de la lista que corresponda al cliente que está comprando.
¿Cómo manejo la cuenta corriente de mis clientes?
Cada cliente tiene su saldo, sus comprobantes y sus pagos. Al momento de vender, quien atiende ve el saldo y si tiene comprobantes vencidos, así la decisión de despachar o no se toma con el dato a la vista.
¿Sirve si tengo más de un depósito?
Sí. El stock se lleva por ubicación y los traslados entre depósitos quedan registrados como movimientos, con lo cual siempre se puede reconstruir dónde estaba una unidad y cuándo se movió.
¿Puedo cargar las compras a proveedores?
Sí, y conviene que estén dentro del mismo sistema: la compra es lo que actualiza el stock y recalcula el costo. Cargar ventas por un lado y compras por otro es la forma más común de que el margen deje de ser confiable.
¿Se puede conectar con una tienda online?
Sí. Lo importante es que la tienda no tenga su propio stock, sino que consulte el mismo. Si son dos números distintos, tarde o temprano vendés online algo que se despachó por mostrador media hora antes.
¿Cuánto cuesta un sistema para un mayorista?
Desde USD 1.500. Lo que más mueve el precio en este rubro es la cantidad de listas de precios, si hay varios depósitos y si entra la cuenta corriente de clientes en la primera etapa.
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